einfache Prozesse: digitaler Urlaubsantrag

Urlaubszeit – für viele die schönste Zeit im Jahr. Ob Meer oder Berge – einfach nur entspannen und etwas anderes entdecken bringt Abwechslung in den Alltag. Jetzt fehlt nur noch die Bewilligung des Antrags.

Die Situation im Unternehmen ist günstig. Wenn da nicht der langwierige Prozess wäre.

Wie die Digitalisierung dabei hilft, Prozesse wie die Bewilligung eines Urlaubs einfacher zu gestalten, darum geht es im heutigen Blog-Beitrag.

Vorgefertigte Geschäftslösungen

Den Titel „Cloud Solution Architect“ bekam Stefan Schulte von seinen Kunden.

Mit seinem Team erstellt er Cloud-Lösungen, die die leistungsstarken Funktionen von „Office 365“ und „Microsoft 365“ nutzen.

Zu seinen Kunden zählen Vodafone, die Renault Group, Volvo und viele mehr. Unternehmen, die einfache Prozesse nutzen möchten.

Im heutigen Interview stellt er dar, wie die Bewilligung eines Urlaubsantrags von jedem Gerät und ortsunabhängig durchgeführt werden kann, wenn die digitale Lösung implementiert ist.

Ausgangssituation

Alex: Stefan, du hast unter anderem den digitalen Urlaubsantrag eingerichtet. Wie war denn die Ausgangssituation?

Stefan: In den Unternehmen wurden die Urlaubsanträge papierbasiert oder per E-Mail bearbeitet.

Alex: Welche Konsequenzen hatte diese „alte“ Vorgehensweise?

Stefan: Genehmigte Urlaube mussten aufwändig manuell in Anwesenheitskalender eingetragen werden. Vor allem die papierbasierte Bearbeitung war langwierig und erzeugte ein hohes Papieraufkommen. Beantragte Urlaubstage (unter Berücksichtigung von Wochenenden und Bundesland-spezifischen Feiertagen) mussten manuell ermittelt und Urlaubskonten manuell gepflegt werden.

Der digitale Urlaubsantrag

Alex: Das klingt umständlich und auch nicht umweltfreundlich. Wie seid ihr denn dann vorgegangen?

Stefan: Wir haben auf der „Microsoft 365“- Basis eine Workflow-Lösung implementiert, die den kompletten Genehmigungsprozess, die Verwaltung der Urlaubskonten und die Aktualisierung von Team-Kalendern abdeckt.

Alex: Damit gab es dann kein Papierchaos mehr. Und Übertragungsfehler, die beim händischen Eintragen im Kalender entstanden sind, blieben auch aus.

Stefan: Und noch mehr. Wie zum Beispiel das Thema Transparenz und Effizienz, einfachere Abwicklung und Genehmigung des digitalen Urlaubsantrags, z. B. bei Rückfragen.

Transparente Personalübersicht

Alex: Du meinst, die Führungskraft hat jetzt stets im Blick, welche Mitarbeiter:innen gerade im Urlaub sind oder aus anderen Gründen nicht anwesend?

Stefan: Richtig. Und durch die transparente Darstellung des Resturlaubs kann besser geplant werden. Denn so ist auf einen Blick klar, wer anwesend ist. Das hilft, den Geschäftsalltag reibungslos zu gestalten.

Ein weiterer Vorteil ist, dass dadurch bereits genehmigte zukünftige Urlaubstage nicht mehr summiert werden müssen.

Automatisierter Workflow zum Urlaubsantrag

Alex: Wie sieht denn so ein Workflow in wenigen Worten aus?

Stefan: Im Firmen-Intranet wird zum Beispiel ein Formular integriert, worin die Mitarbeiter:innen zentral ihre Urlaubsanträge ausfüllen und absenden können.

Diese Anträge werden dann zum Beispiel durch ein Dokumenten-Managementsystem verarbeitet, das die Anträge per Workflow an die zuständigen Mitarbeiter:innen weiterleitet.

Die Mitarbeiter:innen, die für die Genehmigung zuständig sind, erhalten dann einen Überblick über die offenen Aufgaben und können diese mit einem Mausklick freigeben. Oder aber den Antrag mit einem Kommentar ablehnen.

Alex: Danke für die Darstellung. Und wie hoch ist deiner Erfahrung nach die Motivation der Menschen, die am Prozess beteiligt sind, mitzuwirken?

Stefan: Sehr hoch. Alle sind engagiert dabei. Von den Mitarbeiter:innen aus der HR-Abteilung bis hin zur Führungsebene. Das ist auch kein Wunder. Denn durch den digitalen Urlaubsantrag fallen zeitraubende Routine-Aufgaben weg. Und alle können spontan ihren Urlaub beantragen oder umplanen.

Einfacher Prozess und große Wirkung

Stefan: Dieser Digitalisierungs-Prozess ist sehr einfach umzusetzen. Und wirkt sich durchweg positiv im Unternehmen aus. Denn der Verwaltungs- und Abstimmungsaufwand bei der analogen Bearbeitung wird erheblich reduziert.

Alex: Wirkt sich das auf die Personalsituation aus? Müssen Mitarbeiter:innen um ihre Jobs fürchten?

Stefan: Nein, im Gegenteil. So eine Digitalisierung bringt die Menschen auf weitere Ideen. Denn die Zeiten können viel sinnvoller genutzt werden. Es entsteht Zeit für Gespräche oder strategische Entwicklungen. Dadurch wird der Alltag interessanter und weitere Projekte entstehen. Es gibt eine Menge Möglichkeiten, stupide Prozesse zu modernisieren.

Alex: Vielen Dank für das Teilen deiner Erfahrungen, Stefan. Apropos Möglichkeiten. Dann kann es ja jetzt in den Urlaub gehen. Hier bei uns in NRW starten nämlich die Sommerferien in wenigen Tagen.

Schöne Sommerferien!

Stefan: Stimmt. Sommer und Sonne satt haben wir ja schon. Und es gibt noch viel zu tun im Bereich der Digitalisierung. Wir arbeiten gerade unter Hochdruck an weiteren spannenden Projekten.

Alex: Dann wünsche ich dir und deinem Team viel Erfolg weiterhin. Herzlichen Dank!

Wer mehr über Stefan und sein Team erfahren möchte, kann sich gerne auf der Website umschauen.

Einen schönen Sommerferien-Beginn wünscht Ihnen

Ihre

Alexandra Langstrof